ITligenz (information technology + information literacy) : Rubrik:Produktivität

ROI bei IM statt Telefonie

OAndreas — 2007-06-22T20:50:00Z

Telefonator, originally uploaded by OAndreas.

Telefon: Klingeling klingeling (Display zeigt: interner Anruf)
Kollege A: >Nachname< Grüß Gott
interner Anrufer: Hallo, hier ist >Nachname<, ist Herr >Nachname< zu sprechen?
Kollege A: Nein, der ist gerade nicht im Büro.
interner Anrufer: OK, dann probiere ich es später nochmal oder schicke ihm ein Mail
Kollege A: OK - legt auf - denkt: "Wo war ich?"

Wenn tausend Leute an zweihundert Arbeitstagen im Jahr nur jeweils einen solchen Anruf führen und insgesamt 5 Minuten brauchen um zu telefonieren und dann wieder in die gerade bearbeitete Sache einzusteigen, dann sind 10 Mitarbeiter nur mit dieser Art von Gespräch beschäftigt.

Bei einer eingeführten, funktionierenden und akzeptierten IM-Lösung ist der vergleichbare Zeitaufwand fast gleich 0.

Von daher wundert es mich nicht, dass bei silicon.de heute unter der Schlagzeile "IM wird primäres Kommunikationstool" (http://www.silicon.de/enid/storage_network/27922) zu lesen ist:

"Instant Messaging werde in Unternehmen einen ähnlichen Siegeszug antreten wie einst die E-Mail, glaubt Gartner. Allerdings werde es die E-Mail als Kommunikationsmedium wohl nicht ablösen, sondern eher ergänzen."

Das dieses Thema technisch kein Problem darstellt ist recht klar. Interessant wird es bei den Themen Integration, Werkzeug-Mix und vor allem Unternehmenskultur und Akzeptanz, denn dort liegen wahrscheinlich die größten Hürden.

Da werden Erinnerungen an die E-Mail-Einführung wach...:-)

Weniger Verbrauch

OAndreas — 2007-06-04T18:39:00Z

The Steel Power, originally uploaded by p-d.

Ein bekanntes Argument für das Bahnfahren ist ja der geringere Energieverbrauch (etwa 1/4 im Vergleich zum Auto) und die noch wesentlich geringere Schadstoffbelastung.

Ich denke aber, dass auch der Zeitverbrauch erheblich geringer ist. Zeitverbrauch ist für mich Zeit, die ich zu nichts anderem nutzen kann und dazu zähle ich beim Autofahren jede Minute die ich hinterm Steuer sitze.

Da ich bei diese Thema immer wieder auf Unverständnis stoße hier mal ein Beispiel:

Eine Dienstreise von meinem Wohnsitz Konz nach Frankfurt am Main - Niederrad. Start von zuhause Montag morgens um 6:30 Uhr, Termine von 10:30 - 16:00 Uhr.

Mit dem Zug bin ich um 20:10 Uhr wieder zuhause und habe einen reinen Zeitverbrauch (Fahrt von/zum Bahnhof, Warten, Umsteigen, Fußweg) von 2 Stunden.

Mit dem Auto bin ich (falls ich in der Rush-Hour glatt durchkomme) sogar 1 Stunde früher da (oder kann 1 Stunde später fahren) und kann um 16:30 Uhr wieder zuhause sein. Der reine Zeitverbrauch beträgt aber mindestens 5 Stunden.

Und in den 3 Stunden hab ich das Protokoll längst fertig, die Reisekostenabrechnung vorbereitet und noch einiges anderes erledigt...

Railnavigator

OAndreas — 2007-06-04T11:12:00Z

Neben Google Mail ist der Railnavigator der Deutschen Bahn die meistgenutzte Applikation auf meinem Handy (Nokia 6270).

Dieses feine Programm macht Bahnfahren wesentlich einfacher, da es den Passagier wesentlich besser informiert als alle klassischen Informationsdienste der Bahn auf den Bahnsteigen (mit der Ausnahme der Wagenstandsanzeiger - die findet man online bei Fernbahn.de).

Und da der andere Viel-Bahnfahrer der Familie es noch nicht kennt zeige ich jetzt mal kurz wieso es so gut ist:

Alle einmal erstellten Verbindungen bleiben im Handy gespeichert und werden sortiert nach Abfahrtsort aufgelistet:

Wählt man eine Verbindung kann man zwischen jetzt, heute, morgen und später auswählen und gelangt so direkt zur passenden Position im Zeitplan.

Hat man eine passende Verbindung gefunden kann man sich das Ticket direkt Online kaufen (wenn man für den entsprechenden Dienst angemeldet ist).

Wählt man die Option aktuelle Zuginfos dann werden online alle entsprechenden Infos (auch für andere Uhrzeiten) abgerufen.

Hier sieht man das Ergebnis, die Abfahrt um 10:01 Uhr wird also pünktlich stattfinden. Um 12:01 Uhr gibt es dann voraussichtlich Probleme.

In den Details zu jeder Verbindung sieht man das dann noch genauer. Dort wird auch angezeigt wieviele Minuten die jeweilige Verbindung Verspätung haben wird.

Zu jeder Ort-zu-Ort-Verbindung kann man sich auch die interessanten Zeiten abspeichern und hat damit sehr schnellen Zugriff auf die Verbindungen ohne sie nochmal aus der Liste auswählen zu müssen - hier wäre eine Speicheroption ohne Datum auch schön, dann hätte man regelmäßig genutzte Verbindungen auch direkt greifbar:

Ein weiteres Schmankerl sind die online abrufbaren Stadtpläne der Bahnhofsumgebung (die ebenfalls auf dem Handy gespeichert werden).

Und das Ganze geht natürlich nicht nur von Bahnhof zu Bahnhof sondern von jeder Adresse, jedem Bahnhof und etlichen POIs zu jedem anderen. Und dadurch wird das Handy quasi zum Fußgänger-Navi. Wenn man ein Handy mit GPS hat wird das ebenfalls mit genutzt!

So sieht dann z.B. die erste Etappe bis zur Bushaltestelle aus:

Weitere Infos siehe auch bei Bus und Bahn im Griff.

Alternativen zu Moleskine

OAndreas — 2007-06-03T21:13:00Z

The finished Moleskine, originally uploaded by eston.

Der Hype um die Moleskine-Notizbücher gefällt mir nicht (obwohl ich selbst einige davon nutze - wenn auch nicht GTD-mäßig wie auf dem Photo zu sehen).

Daher habe ich mich mal nach Alternativen umgeschaut (und auch schon einige Leute über die Funde informiert).

Gerade beim Reporter-Notizblock (der mich immer an Columbo erinnert) habe ich mittlerweile zwei praktischere und preiswertere Alternativen gefunden:

Leuchtturm Agenda 1917

Der Briefmarken-Zubehör-Verlag (von denen ich im letzten Jahrtausend etliche Briefmarkenalben hatte) stellt das Notizbuch in 4 verschiedenen Größen und jeweils 3 Varianten (blanko, liniert, kariert) her. Von den 181 Seiten sind 91 numeriert (das ist sehr hilfreich) und 32 perforiert.

Brunnen Journalistenblock

2 Größen (A5, A6) in je 3 Varianten. Anscheinend alle Seiten perforiert und als Besonderheit: eine Stiftschlaufe.

Alle bisher gefundenen Alternativen in den verschiedenen Größen habe ich hier zusammengefasst:

http://spreadsheets.google.com/ccc?key=pQ70Onh5_jEYeWkXcYVxOJw

coComment

OAndreas — 2007-06-03T10:10:00Z

Kommentieren in Blogs ist ein Thema, dass immer wieder diskutiert wird (z.B. peruns weblog: Wie verfolgt ihr die Blog-Kommentare? ). Einerseits bieten sich Blogs geradezu dafür an Gespräche/Diskussionen mit verschiedenen Leuten anzustoßen aber oft genug findet genau das nicht statt. Es gibt sogar Untersuchungen, die festgestellt haben wollen, dass es immer eine gewisse Relation zwischen stummen Lesern (Lurker) und aktiven Kommentierern gibt.

Das Problem an sich ist nichts Neues und auch nicht spezifisch für die technische Plattform "Blog", denn ähnliche Dinge kennt man aus Newsgroups, Foren, Wikis, ...

Einige Ursachen hierfür sind meiner Meinung nach:

- die menschliche Natur (siehe die Mensch 2.0-Diskussion oder mein Papierdenken -Ansatz)
- Verwendung von Newsreadern in Verbindung mit Informationsflut, da hier das reine "Überfliegen" von Postings gefördert wird (deshalb die Lese-Priorisierung in meinem Infoflow - hier bekommen wichtige Dinge mehr Zeit zugeteilt)
- Lesen ist schneller und bequemer als das energieaufwendige Kommentieren
- technische Hindernisse wie Kommentar-SPAM-Schutz die oft nicht einwandfrei funktionieren (deswegen habe ich letzte Woche zwei bereits geschriebene Kommentare weggeworfen, schade drum)
- schlechte Nachverfolgbarkeit von Diskussionen durch die Kommentierer

Und gerade zu diesem letzten Punkt habe ich diese Woche einen Kommentar geschrieben:

"Im Thema Kommentieren steckt denke ich eine Menge Potential, denn hier fehlt es an vernünftigen technischen Lösungen und an entsprechenden zeitsparenden/effektive Methoden.

Der Blogger hat normalerweise einen hohen Bedarf an Feedback, der optimalerweise als Kommentar im Blog erfolgt, denn dort hätte er Mehrwert (Vernetzung, Transparenz nach Außen). Teilweise würde es ihm auch reichen, nichtmal in Form eines Kommentars oder Trackbacks Feedback zu bekommen, sondern z.B. über ein Bewertungssystem (Schulnote für Artikel), denn das würde ihm zeigen, dass jemand den Artikel tatsächlich gelesen hat

Der Feedbackgeber bräuchte aber einfache Mittel überhaupt Feedback geben zu können und daraus auch Folgenutzen zu haben. Solche Systeme wie CoComment sind ein kleiner Schritt in die Richtung, da man damit seine Kommentare nachverfolgen kann."

und zum gleichen Thema kam gestern diese Frage von Florian Rustler an mich:

"Ein Feature das ich echt vermisse, bzw. noch nicht gefunden habe. Wie kann ich (a la Google Reader) den Überblick über Blogartikel halten, zu denen ich Kommentare geschrieben habe? Im Moment muss ich diese immer wieder abgrasen, um zu schauen, ob ein neuer Kommentar bzw. eine Antwort auf meinen Kommentar gekommen ist. Praktisch wäre so eine Art Benachrichtigungsfunktion, wie bei meinem eigenen Blog.
Du weißt hier sicher die Lösung, oder?"

Ich habe Florian dann einfach mal zu coComment eingeladen, das ich seit einigen Monaten teste.

Hier hat man die Möglichkeit, seine eigenen Kommentar zu verfolgen und sie auch mit Bekannten/Kollegen zu teilen - hier ein Screenshot meiner Kommentarliste:

The Neurotopian

OAndreas — 2007-05-13T19:34:00Z

Frankenmuppet, originally uploaded by cszar.

Mein Bruder (auf dem Bild links:-) ist - ich zitiere: "Physiotherapeut mit Interesse an Neurowissenschaften, Psychologie und Schmerzforschung."

Und heute hat er sein nagelneues Blog "The Neurotopian" zu diesen Themen eröffnet.

http://neurotopian.blogspot.com/

Sein erstes Posting beschäftigt sich unter anderem damit dass wir Menschen beim Multitasking erheblich Konzentration und Effektivität verlieren und wieso das in der Medizin sehr erfreulich ist.

Umso unerfreulicher ist es im beruflichen Umfeld und es gibt erschreckende Studien zu diesem Thema...

Infoflow in der personalisierten Google Homepage

OAndreas — 2007-04-19T20:58:00Z

Infoflow in a Personalized Homepage by Google, originally uploaded by OAndreas.

Diesen Screenshot hatte ich schon vor ein paar Wochen angefertigt, ihn aber noch nicht ins Blog gepostet und daher war er jemandem entgangen.

Man sieht hier sehr schön (große Ansicht einfach in Flickr anschauen), wie links neue Items ankommen, in der Mitte kurzfristige Sachen verarbeitet werden und rechts die längerfristigen Aufgaben warten.

Aktuell fehlt mir leider noch eine Funktion im Google Mail Modul, die es im Reader Modul schon gibt: ich möchte das Modul mehrfach auf einer Seite verwenden können, dabei aber verschiedene Ansichten (in diesem Fall die Stern-Ansicht) einstellen können.

Dann wäre der Infoflow von Links nach Rechts:

- eingehende E-Mails (nur was nicht automatisiert vorgefiltert wird)
- eingehende Newsfeeds (nur Prio1 und Prio2)

alles was dort mit Stern (= to do) versehen wird wandert in die Mitte

- Kalender mit angezeigter Agenda
- gesternte E-Mails (= das noch fehlende Modul)
- gesternte News

und Rechts liegt dann nur die Taskliste aus remember the milk

"Inbox" fürs Wochenende

OAndreas — 2007-04-19T20:41:00Z

"Inbox" fürs Wochenende, originally uploaded by OAndreas.

Letzten Samstag war auch GTD und Ähnliches wieder ein Thema und heute musste ich einfach diese "photographische Inbox" oder "visuelle to do Liste" fürs Wochenende produzieren.

Da die einzelnen Sachen jetzt unübersehbar im Wohnzimmer und auf der Terrasse liegen kann ich mir den Eintrag in meine Task-Liste bei remember the milk sparen:-)

Facharbeit über Google

OAndreas — 2007-04-11T18:27:00Z

Christoph Hörl hat seine Facharbeit zum Thema Google jetzt fertig und hat sie auch gleich im Internet veröffentlicht.

Seine Seite Google Inc. Ein einzigartiges Unternehmen kann ich jedem Interessierten empfehlen, da sie einen schönen kompakten Überblick über die Firma bietet und auch interessante Hintergründe aus dem Geschäftsjahr 2005 erläutert.
Für 2006 und die Folgejahre müsste sich jetzt nur jemand finden, der entsprechende Artikel ergänzt - es gibt ja noch mehr angehende Abiturienten...

Das Kapitel 3.2 entspricht genau dem, was ich mir hier gewünscht hatte - vielen Dank dafür Christoph und Gratulation zu den verdienten 14 Punkten.

Tagging-Erfahrungen

OAndreas — 2007-03-29T14:14:00Z

In der social software Gruppe bei XING läuft aktuell eine Umfrage/Diskussion zum Thema Tagging-Erfahrungen.

Meine dort gepostete Antwort möchte ich hier noch etwas erweitern und verlinken, da dies schön meinen aktuellen Status zeigt und ich das Blog auch nutze, um im Nachhinein gewissen Entwicklungen nachlesen zu können:

Der Hauptvorteil dabei ist, dass ich damit meinen persönlichen Work- und Infoflow steuern und regeln kann. Die Beschreibung wie das funktioniert habe ich hier gepostet:

Regulating your 'River of Information'

tagging my newsfeeds

Browser-Bookmarks habe ich schon lange abgeschafft, da ich zwischen mehr als 5 Internet-Zugangsgeräten (PC. Notebook, Handys, ...) wechsele und möglichst unabhängig von einer Installation sein will.

Allerdings habe ich an den beiden Haupt-PCs im Firefox del.icio.us Bookmarks installiert, so ist die Verwendung um einiges bequemer.

Vorteile des Tagging:

- sehr flexibel, jederzeit erweiterbar
- sehr individuell
- durch Offenheit der Systeme hervorragende Interoperabilität (del.icio.us -> Yahoo Pipes -> Google Reader -> Task-Liste in personalisierter Homepage)
- Mehrsprachigkeit integrierbar
- Nebeneinander verschiedener logischer Strukturen/Ordungssystematiken problemlos möglich
- Systematik und "kreatives Chaos" zugleich machbar

- Hauptvorteil beim Bookmarking: oft sucht man nach etwas, das man schonmal hatte - da helfen einem die Tags beim Suchen und der Dienst (wie del.icio.us) den Umfang der Suche einzuschränken

Nachteile des Tagging:

- zu flexibel, wenn man nicht Auswahllisten verwendet sondern alle Tags neu tippt (Schreibfehler, Ein-/Mehrzahl, Sprung zwischen Sprachen)
- Designfehler erfordern oft viel manuellen Aufwand zur Korrektur

Viele Grüße

Andreas Weinberger

fast nutzlose Google Reader Trends

OAndreas — 2007-03-22T20:05:00Z

Georg Holzer fragte heute "Wie schafft ihr das mit dieser Datenflut fertig zu werden?" und wunderte sich beim einen Blick auf die Trend-Anzeige des Google Reader.

Deshalb will ich ihn noch mehr verwundern und ihm hier meinen aktuellen Stand zeigen:

Und gleich zur Klarstellung, ich habe selbstverständlich innerhalb der letzten 30 Tage nicht über 30.000 Feed-Items gelesen. Die Zahl sagt nur aus, wieviele Items in dieser Zeit über meine 530 Newsfeeds herein kamen und als gelesen markiert wurden.

Die Technik, mit der ich meine Newsfeeds kanalisiere hab ich hier ja schon ausführlich erklärt. Der durch die Google Reader Trends sichtbare Effekt zeigt die Wirksamkeit dieser Methode.

Ich schätze mal grob, dass ich im letzten Monat etwa zwei Drittel davon komplett ungesehen als gelesen markiert habe und vom Rest (d.h. etwa 330 pro Tag) ungefähr wieder zwei Drittel durch grobes Drüberschauen aussortiert habe. Das geht sehr schnell da ich hier so eine Art Speed-Reading-Methode anwende.

Die restlichen 100 (darunter auch Bilder aus Flickr-Feeds) sind der eigentliche Teil der mehr oder weniger intensiv gelesen/angesehen wird und nur 10 pro Tag werden für gut und interessant befunden und als shared markiert.

Der Zeitaufwand dafür hält sich im Rahmen und da ich nicht wie der Durchschnitts-Westeuropäer 2-3 Stunden pro Tag TV konsumiere... :-)

Und noch ein Hinweis: einfach zwei Drittel meiner Feeds zu löschen oder nicht mehr zu nutzen wie einer meiner Kommentatoren mal vorgeschlagen hat ist für mich keine Alternative, da ich Feeds zu verschiedensten Themen nutze und die mal mehr und mal weniger wichtig/interessant für mich sind. Mit der von mir angewendeten Methode ist das aber problemlos möglich.

imgriff - Blog über persönliche Produktivität

OAndreas — 2007-03-22T19:41:00Z

"Wenn ich heute über die Schultern anderer Leute in deren Inboxen schiele, habe ich nicht das Gefühl, ich sei der einzige, der seine Selbstorganisation verbessern könnte."

Diesen Satz kann ich nur zu gut verstehen und in der Tat gibt es hier viele Möglichkeiten zur Optimierung - zu diesem Thema hab ich ja schon einiges hier und an anderen Stellen geschrieben.

Daher habe ich das neue Blog imgriff, das sich mit persönlicher Produktivität beschäftigt (und aus dem das Zitat stammt) gestern in meine Blogroll aufgenommen.

Ich wünsche dem Blogteam, das auch neuerdings.com (schon länger in meiner Blogroll) betreibt viel Glück mit dem neuen Blog und freue mich schon auf den Erfahrungsaustausch.

Gedankensplitter

OAndreas — 2007-02-28T20:30:00Z

Sehe ich das richtig - oder liege ich hier falsch:

Ein Radrennteam (oder sonstige beliebige Leistungssport-Gruppe) wird doch technisch so ausgestattet, dass der beste Sportler darin auch seine bestmögliche Leistung erbringen kann - oder?

Ich grübele gerade zum Thema "Arbeitsplatz des Wissensarbeiters", denn heute gab es eine wahrscheinlich sehr gute Neuigkeit von Nick Duffill - mehr dazu später/demnächst - und sein Hinweis:

"But rather magically, you don't need to download or install anything. You only need a Web browser with a Flash player. If you are a corporate user with a locked-down desktop and an active IT police force, this is a highly attractive proposition"

trifft wie der Rest seines Artikels voll ins Schwarze.

Aber jetzt muss ich erstmal weiter testen...

tagging my newsfeeds

OAndreas — 2007-02-19T21:40:00Z

Due to a comment to my last posting and to my ongoing effort to document my personal information workflow I added another sheet to Gliffy where I show how I tag my incoming feeds and processed items.

The picture shows my Gliffy diagram (the diagram itself may change in the next few days).

And here is my answer to the comment:

I tag every newsfeed when I add it to Google Reader, so the feed itself has tags and every item coming out of him inherits these tags.

When I then read an item and want to do something with it I add additional todo tags on the single item itself.

An example:

the newsfeed of your blog has the following tags in my Google Reader:

_prio3_weekly
type_blog-entries

the feed of my brothers photos at flickr has:

_prio2_daily
type_pictures
service_flickr

When I now skim the items and I see an interesting posting I just star it if it is a longer posting and read it later. If it is a short posting I read it immediately.

Your mind mapping rules for example caused more than one action (read article and add it to del.icio.us) and a todo (is use the tag !comment for that - "!" means "todo" and the action is following directly behind).

The nice thing is that I have the same tag in Google Reader and in del.icio.us so I can do this tagging all in once in del.icio.us if I want to bookmarks and/or share the address.

Regardless where I post the todo tag, both resulting todo feeds (one from del.icio.us and one from Google Reader itself) are then again subscribed in Google Reader, so my todo list is there automatically. The next optimisation is already in beta since I built a todo gatherer with Yahoo!Pipes:-)

Regulating your 'River of Information'

OAndreas — 2007-02-14T21:26:00Z

Dave Winer coined the phrase 'River of News' to describe a way of reading newsfeeds. In February 2005 he wrote ".... It's like sitting on the bank of a river, watching the boats go by. ..." and he was right. Putting all your feeds in Google Reader and scrolling through them in the "all items" view gives you exactly this feeling.

But sitting on the bank of a river has its downsides too. The Moselle for example has the tendency to leave her riverbed and to flood the banks. And if I would like to look at the fish and not the boats I have to dive into it.

And that is the same with the 'River of Information' where I have different needs in the way I watch the river going by.

But the solution for that problem is already there and I do not even need other tools. I only need a method in using the features to help me fulfill my needs.

The following diagram shows how I am able to regulate my 'River of Information' by tagging the feeds with different priorities, topics and types of information.

I am then able to watch the river as a whole, to read only the most important items or even to look out for specific topics only. And by tagging feeds according to the type of data they carry I may even just look at the newest pictures from all the picture services I have subscribed to.

This method is especially helpful after some time offline, where a unprepared newsreader (and the mailbox) is full with lots of unread items and you are in the need of getting the latest information to do your job.

In my newsreader (Google Reader) I just click on the lowest priority tag and then on the "mark all as read" button to get rid of all the 'nice to have' information.

I then I click on the highest priority tag and scan all the news there quickly without marking them as read.

If a certain topic is of interest to me I then just switch to that topic by clicking the tag for that topic and voila, all the information is there for me to consume.

And this regulation is possible not only in newsreaders but in e-mail too as you can see in my personal information workflow diagram.

I´d be glad to hear from you and to see your methods of dealing with the 'River of Information'.

Best wishes

Andreas Weinberger